一人親方の帳簿の付け方｜記録する内容・書き方・保存期間を解説

一人親方として仕事をしていると、現場での作業だけでなく、売上や経費などのお金の管理も自分で行う必要があります。

しかし、

「帳簿には何を書けばいい？」

「領収書を取っておけば大丈夫？」

「手書きとExcel、会計ソフトはどれがいい？」

など、帳簿の付け方が分からない方もいるでしょう。

一人親方は、日々の売上や経費などを記録し、帳簿や請求書・領収書などの書類を適切に保存する必要があります。これは青色申告だけでなく、白色申告の場合も同様です。

この記事では、一人親方が知っておきたい、

• 帳簿には何を記録するのか
• 売上や経費をどう記帳するのか
• 領収書や請求書はどう保存するのか
• 帳簿や書類は何年間保存するのか
• 手書き・Excel・会計ソフトのどれを使えばいいのか

などについて、一人親方向けに分かりやすく解説します。

① 一人親方は帳簿を付ける必要がある？

1. 一人親方にも帳簿の記帳・保存が必要

一人親方として事業を行っている場合、売上や必要経費などの取引を記録し、帳簿を保存する必要があります。

帳簿には、例えば、

• 工事代金などの売上
• 材料費
• 工具・消耗品などの購入費
• 外注費
• 車両関係の費用
• その他の事業に必要な経費

などを記録していきます。

「確定申告の時期になってから、1年分をまとめて整理すればいい」と考えると、取引が多くなったときに大変です。

毎日の仕事の中で少しずつ記録しておくことで、確定申告の負担を減らすことができます。

国税庁も、事業所得などがある方について、収入金額や必要経費に関する日々の取引を記帳し、帳簿や取引に関する書類を保存する制度を設けています。

2. 白色申告でも帳簿は必要

「青色申告をしていないから、帳簿は必要ない」と考えるのは間違いです。

白色申告の場合でも、事業所得などがある方には記帳・帳簿等の保存制度があります。

そのため、一人親方は青色申告か白色申告かにかかわらず、日々の売上や経費を記録しておくことが大切です。

青色申告を選択している場合は、一定の要件を満たした帳簿を作成することで、青色申告特別控除を受けられる場合があります。

例えば、65万円の青色申告特別控除を受けるには、複式簿記による記帳などの要件に加えて、e-Taxによる申告または一定の要件を満たした電子帳簿保存などが必要です。

青色申告特別控除やインボイス制度など、一人親方が確認しておきたい税制の変更については、「2027年から一人親方の税金はどう変わる？インボイス3割特例と青色申告10万円控除を解説」もご覧ください。

3. 領収書を保管するだけでは帳簿の代わりにならない

領収書や請求書をきちんと保管していても、それだけで帳簿を付けたことにはなりません。

例えば、ホームセンターで材料を12,000円購入した場合、

領収書を保管する

だけではなく、

いつ・どこで・何を購入したのか・いくら支払ったのか

といった取引内容を帳簿に記録しておくことが大切です。

一人親方の場合、毎日の仕事が忙しく、帳簿の記録を後回しにしてしまうことがあります。

しかし、後から思い出して記録しようとすると、

「この領収書は何のために使った？」

「この入金はどの工事の代金だった？」

と分からなくなることがあります。

そのため、領収書などを受け取ったら、できるだけ早めに帳簿へ記録する習慣を作っておきましょう。

一人親方が確認しておきたいこと

• 一人親方も売上や経費を帳簿に記録する必要がある
• 白色申告でも記帳・帳簿等の保存が必要
• 領収書や請求書を保管するだけではなく、取引内容を帳簿に記録する
• 帳簿は確定申告の直前にまとめるのではなく、日頃から記録する
• 青色申告では、記帳方法によって青色申告特別控除の要件が変わる

一人親方の帳簿は、難しく考えすぎる必要はありません。まずは「売上と経費をきちんと記録する」ことから始めることが大切です。

これから一人親方として独立する方は、帳簿付けだけでなく、開業後に必要な手続きも確認しておきましょう。手続きの流れについては、「一人親方になったらまず何をする？独立後に必要な手続きを順番に解説」で紹介しています。

次の章では、実際に一人親方が帳簿へ記録しておきたい項目を、建設業でよくある取引を例にして説明します。

② 一人親方が帳簿に記録するもの

一人親方の帳簿では、「いくら売り上げたのか」「仕事のためにいくら使ったのか」を記録していきます。

建設業の場合、工事代金だけでなく、材料の購入や工具の購入、外注費など、さまざまな取引があります。

まずは、次のような項目を記録しておきましょう。

• 工事代金などの売上
• 材料費
• 工具・消耗品などの購入費
• 外注費
• 車両関係の費用
• その他の事業に必要な経費
• 現金や銀行口座などのお金の動き

国税庁では、収入や必要経費について、取引の年月日、相手方の名称、金額などを記帳することとしています。

1. 工事代金などの売上

まず記録しておきたいのが、仕事で受け取る工事代金などの売上です。

例えば、

「A建設から内装工事を請け負い、30万円の工事代金を請求した」

という場合です。

帳簿には、

• いつの取引なのか
• 誰から受け取る売上なのか
• いくらなのか
• どのような仕事なのか

などが分かるように記録しておきます。

一人親方の場合、複数の取引先から仕事を受けることもあります。

そのため、「どの会社から、どの工事について受け取ったお金なのか」が後から分かるようにしておくと、帳簿を確認するときにも便利です。

2. 材料費

建設業では、仕事に使用する材料を自分で購入することがあります。

例えば、

• 木材
• 金具
• 配線・電材
• 配管
• 材料
• 塗料
• ネジ・ビス
• その他の工事材料

などです。

ホームセンターや材料店などで購入した場合は、購入日・購入先・内容・金額などを記録しておきます。

領収書やレシートも一緒に保管しておくと、後から取引内容を確認しやすくなります。

3. 工具・消耗品などの購入費

仕事で使う工具や消耗品を購入した場合も、帳簿に記録します。

例えば、

• 電動工具
• 作業用工具
• 刃物・替刃
• 軍手
• 養生用品
• 文房具
• その他の仕事で使用する消耗品

などがあります。

ただし、購入したものがすべて同じ扱いになるわけではありません。

金額や使用期間などによって、経費としての処理方法が変わる場合があります。

そのため、高額な工具や設備などを購入した場合は、自己判断だけで処理せず確認することが大切です。

4. 外注費

一人親方でも、仕事の一部を他の事業者に依頼することがあります。

例えば、

「自分が請け負った工事の一部を、別の一人親方にお願いした」

という場合です。

このような支払いも、帳簿に記録しておきます。

記録するときは、

• 支払った日
• 支払先
• 仕事の内容
• 支払った金額

などが分かるようにしておきましょう。

外注費は金額が大きくなることもあるため、請求書などの書類と帳簿の内容が一致しているか確認することも大切です。

5. 車両関係の費用

一人親方は、仕事のために車を使用することも多いでしょう。

例えば、

• ガソリン代
• 駐車場代
• 高速道路料金
• 車両の修理費
• 車検費用
• 自動車保険料

などがあります。

ただし、仕事だけでなくプライベートでも車を使っている場合は、事業で使用した部分と私用の部分を区分する必要があります。

このような「仕事と私生活の両方で使う費用」については、後の⑥で詳しく説明します。

6. その他の事業に必要な経費

一人親方の場合、材料費や工具代以外にもさまざまな費用が発生します。

例えば、

• 携帯電話・インターネットなどの通信費
• 事務用品
• 事務所の家賃
• 銀行の振込手数料
• 労災や賠償保険といった業務に必要な保険料
• 仕事に必要な講習・資格関係の費用

などです。

ただし、「仕事で使ったからすべて経費になる」とは限りません。

事業との関係や支出の内容を確認し、必要経費として適切に処理することが大切です。

経費にできるもの・できないものや、仕事と私生活の両方で使う費用の考え方については、「一人親方の経費はどこまで？経費にできるもの・できないものを解説」で詳しく解説しています。

7. 現金・銀行口座などのお金の動きも確認する

売上や経費を記録するときは、お金がどのように動いたのかも確認しておきましょう。

例えば、

「元請会社から工事代金が銀行口座に振り込まれた」

「材料代を現金で支払った」

「工具代を事業用のクレジットカードで支払った」

などです。

帳簿と銀行口座、領収書や請求書などを確認できるようにしておくと、記録漏れや二重計上を防ぎやすくなります。

一人親方が確認しておきたいこと

• 工事代金などの売上を記録する
• 材料費や工具・消耗品などの購入を記録する
• 外注費を記録する
• 車両関係などの経費を記録する
• その他の事業に必要な経費も記録する
• 現金・銀行口座などのお金の動きも確認する
• 仕事用と私用の支出が混ざる場合は区分する

一人親方の帳簿では、「売上」と「仕事のために使ったお金」を漏れなく記録することが基本です。

特に建設業では、材料費や外注費、車両関係など、取引の種類が多くなりやすいため、領収書や請求書などの書類と一緒に管理しておきましょう。

次の章では、実際の取引を例にして、一人親方の帳簿にどのように記録するのかを具体的に見ていきます。

③ 一人親方の帳簿の付け方【記入例付き】

一人親方が帳簿を付けるときは、取引の日付や内容、金額などを記録していきます。

最初から難しい会計用語をすべて覚える必要はありません。まずは、売上や経費について、「いつ・誰と・何の取引をして・いくらだったのか」が分かるように記録することが大切です。

ここでは、建設業でよくある取引を例に、帳簿の付け方を説明します。

1. 帳簿に記録する基本項目

帳簿に記録する主な項目は、次のとおりです。

• 取引の日付
• 取引先の名前
• 取引の内容
• 売上や経費の金額
• 勘定科目
• 入金・支払いの方法など

例えば、ホームセンターで材料を購入した場合は、購入日や購入先、材料の内容、金額などを記録します。

なお、実際に必要な記録項目や記帳方法は、帳簿の種類や申告方法によって異なります。

2. 工事代金などの売上を記録する

まずは、取引先から受け取る工事代金などの売上です。

例えば、4月5日に工事が完成・引渡しとなり、A建設に30万円を請求して、5月末に銀行口座へ振り込まれたとします。

この場合、売上の計上時期と実際の入金日を区別して管理します。

記入例

取引日	取引先・内容	勘定科目	金額
4月5日	A建設・内装工事	売上	300,000円

入金時には、売上をもう一度計上するのではなく、売掛金の回収として処理します。

例えば、5月31日に30万円が振り込まれた場合は、次のように記録します。

取引日	取引内容	勘定科目	金額
5月31日	A建設から工事代金入金	売掛金の回収	300,000円

※上記は取引の流れを理解するための簡略例です。複式簿記では、売掛金や預金などの相手科目も記録します。

このように、売上を計上した日と、実際にお金が入った日を区別することが大切です。

3. 材料費・工具代などの経費を記録する

次に、仕事で使う材料や工具などを購入した場合です。

例えば、4月8日にホームセンターで工事用の材料を12,000円、現金で購入したとします。

記入例

取引日	取引先・内容	勘定科目	金額
4月8日	ホームセンター・工事用材料	材料費	12,000円

また、4月10日に仕事で使う工具を8,000円で購入した場合は、次のように記録できます。

取引日	取引先・内容	勘定科目	金額
4月10日	工具店・作業用工具	消耗品費など	8,000円

ただし、工具や設備などは、購入金額や使用期間によって処理方法が変わる場合があります。高額なものを購入した場合は、適切な処理方法を確認しましょう。

また、勘定科目は取引の内容に応じて判断します。同じ種類の支出は、できるだけ一貫した基準で記録すると管理しやすくなります。

4. 現金払いと銀行振込の記録方法

仕事に必要な材料や工具などは、現金・銀行振込・クレジットカードなど、さまざまな方法で支払うことがあります。

例えば、次のような取引です。

取引内容	支払い方法	記録するときのポイント
材料を購入した	現金	購入日・購入先・内容・金額を記録する
元請会社から入金された	銀行振込	どの工事の代金なのか確認する
工具を購入した	クレジットカード	購入内容とカード明細を確認する
外注費を支払った	銀行振込	支払先・仕事内容・金額を記録する

現金で支払った場合は、レシートや領収書を確認しながら記録します。

銀行振込の場合は、通帳や入出金明細も確認しておきましょう。

クレジットカードで支払った場合は、購入した時点の取引と、後日の銀行口座からの引き落としを区別して記録する必要があります。

同じ支出を二重に経費として計上しないように注意しましょう。

一人親方が確認しておきたいこと

• 取引の日付・相手先・内容・金額などを記録する
• 工事代金は、売上の計上時期と実際の入金日を区別する
• 材料費や工具代などの経費も記録する
• 現金・銀行振込・クレジットカードなど、支払い方法も確認する
• 領収書・請求書・通帳などの資料と帳簿を照合する
• 同じ売上や経費を二重に記録しない

一人親方の帳簿は、売上と経費を記録するだけでなく、取引の内容とお金の動きが後から確認できるようにしておくことが重要です。

まずは、日々の取引を漏れなく記録することから始めましょう。

次の章では、帳簿とあわせて保管しておきたい領収書・請求書などの書類について説明します。

④ 領収書・請求書などの保存方法と保存期間

一人親方は、帳簿に売上や経費を記録するだけでなく、取引の内容を確認できる領収書や請求書などの書類も保存しておく必要があります。

例えば、材料を購入したときの領収書や、取引先に発行した請求書などは、確定申告の際に取引内容を確認するための大切な資料です。

しかし、

• 領収書や請求書は何年間保存すればよいのか
• 紙の書類はどのように保管すればよいのか
• スマートフォンで撮影した画像でもよいのか
• メールで届いた請求書はどうすればよいのか

など、疑問に思う方もいるでしょう。

ここでは、一人親方が知っておきたい書類の保存方法と保存期間について解説します。

1. 領収書・請求書などは捨てずに保存する

一人親方が仕事をする中では、さまざまな書類を受け取ったり、発行したりします。

例えば、次のような書類です。

• 材料や工具を購入したときの領収書・レシート
• 取引先に発行した請求書
• 取引先から受け取った請求書
• 工事代金の入金を確認できる通帳や明細
• 外注費を支払ったときの請求書や領収書
• クレジットカードの利用明細
• 契約書や注文書など、取引内容が分かる書類

これらの書類は、帳簿に記録した売上や経費の内容を確認するために役立ちます。

例えば、帳簿に「材料費12,000円」と記録していても、領収書などがなければ、何を購入したのか確認しにくくなることがあります。

そのため、帳簿への記録と、関係する書類の保存をセットで行うことが大切です。

2. 書類の保存期間は何年間？

個人事業主の帳簿や書類には、法律で保存期間が定められています。

青色申告と白色申告では、一部の書類の保存期間が異なります。

主な保存期間は、次のとおりです。

書類の種類	青色申告	白色申告
主要な帳簿 （売上帳・経費帳など）	７年	７年
その他の帳簿	原則７年	５年
決算関係書類 （損益計算書など）	7年	５年
領収書・通帳などの 現金預金取引等関係書類	原則７年	５年
その他の請求書・見積書・ 納品書など	原則５年	５年

※保存期間は、書類の種類や所得・消費税の状況などによって異なる場合があります。詳しくは国税庁の案内を確認してください。

一人親方の場合、領収書や請求書を受け取るたびに、保存する場所を決めておくと管理しやすくなります。

また、保存期間が過ぎる前に誤って処分しないよう、年ごとに分けて保管しておくとよいでしょう。

3. 紙の領収書・請求書は整理して保管する

紙で受け取った領収書や請求書は、紛失しないように整理して保管します。

例えば、次のような方法があります。

• 月ごとに封筒やファイルに分ける
• 「材料費」「工具代」「外注費」など、費用の種類ごとに整理する
• 年ごとに保管箱やファイルを分ける
• 帳簿に記録した金額と領収書の金額を確認する

最初から細かく分類しすぎる必要はありません。

まずは、「何年分の書類なのか」「どの取引の書類なのか」が後から分かる状態にすることを目指しましょう。

なお、紙で受け取った書類を保存する場合、原則として元の書類を保管します。スマートフォンで撮影した画像だけを残して紙を捨てる方法は、一定の要件を満たす電子帳簿保存法上の対応をしていない限り、避けましょう。

4. メールやインターネットで受け取った書類はどうする？

最近は、請求書や領収書などを紙ではなく、メールやインターネット上で受け取ることも増えています。

例えば、次のようなケースです。

• メールに添付されたPDFの請求書
• インターネットで購入した工具の領収書データ
• クラウドサービスからダウンロードした利用明細
• 電子メールで届いた取引条件や支払明細

このように、電子データで受け取った取引情報は、原則として電子データのまま保存する必要があります。

PDFなどを印刷して紙で保管するだけでは、電子取引データの保存要件を満たさない場合があります。

保存するときは、例えば次の点を確認しましょう。

• ファイルを削除せずに保存する
• 取引先や取引日が分かるように整理する
• 必要なときにすぐに表示・確認できるようにする
• 法律で定められた検索や改ざん防止などの保存要件に対応する

保存方法は事業の規模や利用するシステムなどによって異なります。国税庁の電子帳簿保存法に関する案内も確認しておきましょう。

5. 領収書や請求書をなくしたときは？

領収書や請求書を紛失した場合は、まず取引先や購入先に相談し、再発行や取引内容を確認できる資料がないか確認しましょう。

例えば、次のような資料が手がかりになります。

• クレジットカードの利用明細
• 銀行口座の振込記録
• インターネット購入履歴
• メールの注文確認や請求内容
• 取引先との連絡記録

ただし、銀行の振込記録などがあれば、必ず領収書の代わりになるというわけではありません。

何のために支払ったのか、誰との取引なのか、金額はいくらなのかを確認できるようにしておくことが大切です。

今後は、書類を受け取ったらすぐに保管場所へ入れる習慣をつけ、紛失を防ぎましょう。

一人親方が確認しておきたいこと

• 領収書・請求書などを捨てずに保存する
• 帳簿の記録と関係する書類を照合できるようにする
• 青色申告・白色申告や書類の種類に応じた保存期間を確認する
• 紙の書類は年ごと・月ごとなどに整理する
• メールやPDFなどで受け取った取引データは、電子データのまま保存する
• 紛失した場合は、取引先や購入履歴などから内容を確認する

一人親方の書類管理は、難しく考えすぎる必要はありません。まずは、受け取った書類を捨てずに整理し、帳簿の記録と結び付けておくことから始めましょう。

次の章では、手書き・Excel・会計ソフトのそれぞれの特徴を比較し、一人親方に合った帳簿の付け方を考えていきます。

⑤ 手書き・Excel・会計ソフトのどれがよい？

一人親方が帳簿を付ける方法には、ノートなどに手書きする方法、Excelを使う方法、会計ソフトを使う方法があります。

それぞれにメリットと注意点があるため、取引の件数やパソコン操作への慣れ、確定申告にかけられる時間などを考えて選ぶことが大切です。

ここでは、3つの方法の特徴と、一人親方に合った選び方を解説します。

1. 手書きで帳簿を付ける方法

手書きは、ノートや帳簿用の用紙に売上や経費を記録する方法です。

パソコンを使わずに始められるため、手書きで記録することに慣れている人に向いています。

メリット

• パソコンがなくても始められる
• 専用ソフトの利用料がかからない
• 自分のやりやすい方法で記録できる

注意点

• 計算や集計を自分で行う必要がある
• 記入漏れや計算ミスが起きることがある
• 取引件数が増えると、帳簿の作成に時間がかかる

取引件数が少なく、日々の記録をこまめに行える人には選択肢の一つです。ただし、確定申告に必要な帳簿や書類を適切に作成・保存できるようにしておきましょう。

2. Excelで帳簿を付ける方法

Excelを使えば、売上や経費を表にまとめて管理できます。計算式を設定すれば、合計金額などを自動で計算することもできます。

メリット

• 合計金額などを自動計算できる
• 売上や経費を一覧で確認しやすい
• 自分の仕事に合わせて表を調整できる

注意点

• 計算式の設定や修正が必要になることがある
• 入力ミスや計算式の誤りに気付かない場合がある
• 確定申告に必要な集計を自分で行う必要がある

Excelの操作に慣れていて、自分で帳簿を管理したい人に向いています。

ただし、表を作るだけで帳簿の要件をすべて満たせるとは限りません。必要な取引内容を記録し、帳簿や関係書類を適切に保存することが大切です。

3. 会計ソフトで帳簿を付ける方法

会計ソフトは、売上や経費などを入力して帳簿を作成・管理するためのサービスです。確定申告に必要な書類の作成を支援する機能を備えたものもあります。

銀行口座やクレジットカードとの連携、領収書の読み取りなどに対応したサービスもありますが、利用できる機能はソフトや契約プランによって異なります。

メリット

• 入力した取引をもとに集計しやすい
• 帳簿や確定申告に必要な書類の作成を効率化できる
• 口座連携などを利用すれば、入力の手間を減らせる場合がある

注意点

• 利用料がかかるサービスがある
• 最初は操作方法を覚える必要がある
• 自動取り込みや自動仕訳の内容を確認する必要がある

帳簿の作成にかかる時間を減らしたい人や、確定申告の準備を効率化したい人に向いています。

ただし、会計ソフトを使えばすべてが自動で正しく処理されるわけではありません。取引内容や勘定科目などを確認し、必要に応じて修正することが大切です。

4. 自分に合った帳簿の付け方を選ぶ

どの方法が合っているかは、取引件数や仕事の状況によって異なります。

帳簿の付け方	向いている人	注意したいこと
手書き	手書きに慣れていて、取引件数が少ない人	集計や計算に手間がかかる
Excel	パソコン操作に慣れていて、自分で管理したい人	入力ミスや計算式の誤りに注意する
会計ソフト	帳簿作成や確定申告の手間を減らしたい人	利用料や操作方法、入力内容を確認する

最初から高機能な方法を選ぶ必要はありません。まずは自分が無理なく続けられる方法を選び、取引件数が増えたり、確定申告の準備に時間がかかったりするようになったら、別の方法への切り替えを検討してもよいでしょう。

一人親方が確認しておきたいこと

• 自分の取引件数に合った方法を選ぶ
• 売上や経費をため込まず、定期的に記録する
• 領収書や請求書などの関係書類を整理して保存する
• 会計ソフトを使う場合も、入力内容や集計結果を確認する
• 確定申告に必要な帳簿や書類を作成・保存できているか確認する

帳簿付けで大切なのは、方法そのものよりも、日々の取引を正しく記録し、継続して管理することです。自分の仕事の規模や使いやすさに合わせて、無理なく続けられる方法を選びましょう。

まとめ｜一人親方は日々の帳簿付けと書類の保存が大切

一人親方にとって、帳簿付けは売上や経費を把握し、確定申告を行うために欠かせない作業です。

難しく考えすぎず、まずは日々の取引を記録し、関係する書類を整理して保存することから始めましょう。

この記事で紹介したポイントは、次のとおりです。

• 帳簿を付ける理由：売上や経費を把握し、確定申告に備える
• 記録する内容：取引の日付・内容・金額などを正確に記録する
• 帳簿の付け方：記入例を参考に、売上や経費を記録する
• 書類の保存：領収書・請求書などを整理し、決められた期間保存する
• 管理方法の選択：手書き・Excel・会計ソフトから、自分に合った方法を選ぶ

特に大切なのは、売上や経費をため込まず、定期的に記録することです。後からまとめて整理しようとすると、記入漏れや書類の紛失につながることがあります。

まずは、仕事で発生した売上や経費を記録する習慣を付けましょう。日々の帳簿付けを続けることで、確定申告の準備もしやすくなります。

一人親方として安心して仕事を続けるためにも、日々の記録と書類の管理を大切にしていきましょう。

帳簿に記録する経費について迷ったときは、「一人親方の経費はどこまで？経費にできるもの・できないものを解説」も参考にしてください。